Wat is procesregie en waarom is dit zo belangrijk?
‘Ik merk dat het vaak lastig is om mijn functie uit te leggen naar de buitenwereld. Bij complexe casuïstiek met een hoog afbreukrisico geven wij consult en advies aan de driehoek Politie-Openbaar Ministerie-gemeente en aan andere ketenpartners. Omdat er meerdere partijen bij betrokken zijn, zorg ik dat ze met onze inzet en aanpak verbonden worden. Dat is de kern van onze procesregie. Verbindingen tussen onze ketenpartners komen niet altijd automatisch tot stand. Het ZVH en de manier van werken dmv procesregie zijn belangrijk omdat wij de samenwerking zo organiseren dat het werkt. Hiermee dragen we bij aan de veiligheid van betrokken personen, hun directe omgeving en de maatschappelijke veiligheid in de gemeente.’
Wat is het verschil tussen samenwerken en procesregie?
‘Ik zie het zo: samenwerken doe je vanuit duidelijke kaders en afspraken. Vanwege de vele partners, de onderlinge verschillen en de onderliggende vraagstukken worden kaders juist minder duidelijk vraagt samenwerken in onze regio echt iets anders. Het voordeel is dat we worden uitgedaagd om samen met de ketenpartners ‘out of the box’ te denken. We zoeken in de praktijk dan ook vaak de ruimte en de grenzen op. Om tot een maatwerk oplossing te komen. In de samenwerking moeten we in veel gevallen meerdere scenario’s bepalen en uitwerken. De rol van ketenpartners kan dan trouwens per scenario wisselen. Het is fantastisch als we een doorbraak hebben gerealiseerd en succes hebben met onze aanpak. Dat lukt alleen als alle partners buiten de eigen kaders denken.’
Wat zijn de succesfactoren van een procesregisseur bij ZVH?
‘Dat zijn er best veel. Het begint met het gevoel van urgentie. Ketenpartners voelen de urgentie als ik hen uitnodig, zij begrijpen de urgentie en wat een uitnodiging vanuit het ZVH inhoudt. Vaak vragen wij hen om op korte termijn tijd vrij te maken. Als alle partners aanwezig zijn en hun expertise delen aan tafel, dan ervaar ik dat als succesfactor. We starten het met helder maken van de problematiek. Kennis van dossiers en kennis van de werkprocessen van de afzonderlijke ketenpartners helpt bij het slaan van bruggen. Net als de (vak)taal spreken, de taal van anderen kunnen vertalen en belangen van anderen kennen.'
'Dat maakt ons ‘ons’. Als procesregisseur verbind je niet alleen n het begin van een traject de ketenpartners met elkaar, maar zorgen we ook om de continuïteit van het opgestelde plan van aanpak te borgen. We werken voor mensen in probleemsituaties en ook ons werk is mensenwerk. Balans in je aanpak als procesregisseur is belangrijk. Als procesregisseur maak je gebruik van verschillende attitudes en strategieën om geen scherpte te verliezen en tijdlijnen te blijven volgen. De allerbelangrijkste succesfactor is de ketenpartner. Hoe werken zij samen en steunen ze elkaar. Als procesregisseur zorg ik voor de verbindingen maar het echte werk gebeurt bij onze ketenpartners.’
Tot hoever loopt de procesregisseur mee?
Als het domeinoverstijgend overleg is opgestart en de situatie in kaart is gebracht, komen we samen tot een dekkend plan. Dat plan werken we zorgvuldig uit en daarin liggen de afspraken vast hoe we de aanpak en interventies op elkaar afstemmen. Het einddoel is om zo snel mogelijk een veilige stabiele situatie te creëren voor de betrokken persoon en zijn/haar omgeving. Nadat we ons einddoel hebben gehaald is het tijd voor de herstelfase. Maar dat is niet aan ons, want na het duurzaam borgen van de veiligheid kan ik als procesregisseur afschalen. De ketenpartners kunnen het vanaf dat punt zelf oppakken vanuit hun domeinen en oplossen dmv de reguliere samenwerking.’
Welke effecten heeft volgens jou corona op jouw werk?
‘Vanuit het perspectief van de ketensamenwerking zagen we in maart/april 2020 dat alles stagneerde. Iedere partner was druk bezig om de eigen primaire processen aan te passen of op orde te brengen. En daardoor kwam het ketenproces op de tweede of derde plaats. Daarbij hadden we te maken met meerdere vergadersystemen. Dus online vergaderen leverde in het begin best veel stress op. In vind het er zeker moeilijker op geworden. Bij het bespreken van complexe casuïstiek is het een voordeel als je elkaar live in de ogen kunt kijken. En online zie je toch niet wat er zich achter de schermen afspeelt. In echt nijpende gevallen zijn we ook op kantoor bij elkaar gekomen. Als we de ketenpartners voor de overlegtafels uitnodigen zijn ze er altijd bij. Of dat nu online of live is, dat is zondermeer positief. En we hebben natuurlijk ook geleerd dat voor sommige overleggen digitaal vergaderen efficiënt en effectief kan zijn.’
