In ZVHZHZ focussen we ons nadrukkelijk op complexe domeinoverstijgende casuïstiek waar in de reguliere processen van zorg en veiligheid geen oplossing wordt bereikt.
In samenwerking met het OM en het Zorg- en Veiligheidshuis Rotterdam Rijnmond (ZVHRR) heeft het ZVH ZHZ onderzocht hoe het triageproces op de ZSM geoptimaliseerd kan worden. Onder de vlag van de werkgroep ZSM is in werksessies gewerkt aan verbeterplannen, om het triageproces te verbeteren en te komen tot duidelijkere en scherpere triagecriteria. Gestart is is met het opstellen van een eerste overzicht van ervaren knelpunten en mogelijke oplossingen. Dit is vervolgens besproken met de managers van beide ZVH’en. Daarna zijn de op de ZSM aanwezige ketenpartners bij de vervolgstappen in het proces actief betrokkengeweest.
Vrijwel alle aanwezige partners beamen dat de genoemde knelpunten zichtbaar zijn op ZSM en vervolgens na doorverwijzing doorwerken binnen de ZVH’en. Deze knelpunten zijn uitgebreid besproken en voor elk knelpunt zijn suggesties en aanbevelingen gedaan om het werkproces op deze genoemde punten te verbeteren.
Sinds 2018 moeten nagenoeg alle organisaties die persoonsgegevens verwerken zich houden aan de regels die door de desbetreffende privacywetgevingen worden gesteld. Bij het ZVH ZHZ als netwerksamenwerkingsverband worden regelmatig gegevens over personen verwerkt. Dit is noodzakelijk om tot een goede uitvoering van de complexe casuïstiek te komen. Het spreekt dan ook voor zich dat het waarborgen van de privacy van onze cliënten een hoge prioriteit heeft bij de uitvoering van de werkprocessen binnen het ZVH ZHZ.
Sinds januari 2021 heeft het ZVH ZHZ een privacy-jurist die, samen met de beleidsmedewerker van het ZVH, onder andere zorgdraagt voor het bewustzijn op het gebied van privacy en gegevensdeling bij zowel de medewerkers binnen het ZVH ZHZ als de ketenpartners. In 2021 zijn de werkprocessen binnen het ZVH tegen het licht gehouden en waar nodig aangepast aan de veranderde regels en vereisten van de geldende privacywet- en regelgeving. Een van de uitgangspunten hierbij is ‘dataminimalisatie’. Dit houdt in dat er niet meer dan de informatie verwerkt mag worden die strikt noodzakelijk is voor het op correcte wijze kunnen uitvoeren van de werkzaamheden.
In 2021 hebben de volgende acties en ontwikkelingen met betrekking tot het thema Privacy en Gegevensdeling plaatsgevonden:
De (deel) convenanten van ZVH ZVH zijn toe aan een revisie. Dit proces vindt momenteel plaats en de verwachting is dat de nieuwe versie(s) in Q2 van 2022 ter ondertekening worden voorgelegd.
Een DPIA is een (verplicht) instrument dat vooraf de privacy-risico’s van gegevensverwerking in kaart brengt zodat maatregelen getroffen kunnen worden om deze risico’s te verkleinen.
Gelet op het grote aantal verwerkingen binnen ZVH'en, is besloten om zowel voor ZSM als voor het ZVH ZHZ zelf een DPIA te maken, in samenwerking met het ZVH RR. De verwachting is dat beide DPIA's in Q2 2022 gereed zijn om naar de AP (Autoriteit Persoonsgegevens) te worden gezonden voor akkoord.
Om de medewerkers goed geïnformeerd te houden over de laatste regelgeving met betrekking tot privacy en gegevensdeling is er in 2021 met regelmaat aandacht hieraan besteed, bijvoorbeeld door het organiseren van digitale kennissessies en het bespreken van vraagstukken aan de hand van casuïstiek.
In het voorjaar 2021 heeft het ZVH ZHZ haar ketenpartners met een evaluatieformulier bevraagd op het functioneren van de tafels. Het evaluatieformulier was opgebouwd uit drie onderdelen; de inhoud van de bespreking aan de tafels, de dynamiek aan de tafels en het resultaat van de bespreking aan de tafels. Alle vaste vertegenwoordigers van de ketenpartners hebben deelgenomen aan de evaluatie en ook een groot aantal professionals die incidenteel aansluiten bij de overleggen. Al deze partners hebben de evaluatie ingevuld. Dit geeft ons een goed beeld.
Uit de evaluatie blijkt dat de juiste cases binnen het ZVH ZHZ besproken worden. Dit betekent dat de triage goed wordt uitgevoerd. Tegelijk komt in de evaluatie duidelijk naar voren dat er bij ketenpartners behoefte is aan een grondigere analyse van de casuïstiek en de rol van betrokken ketenpartners daarbij. De combinatie van uitkomsten vormt een dilemma wat nader uitgewerkt dient te worden. Immers, de beschikbare tijd tijdens de overleggen en de capaciteit van zowel het ZVH ZHZ als de ketenpartners worden in de huidige situatie volledig benut voor casuïstiek die ook daadwerkelijk besproken dient te worden. Het grondiger analyseren van gemelde casuïstiek vergt meer tijd en capaciteit dan nu beschikbaar is.
Uit de evaluatie blijkt verder dat de ketenpartners overtuigd zijn van het nut en de noodzaak van domein overstijgende samenwerking. Er is een hoge mate van tevredenheid over de inhoud, de dynamiek aan de tafels en de rol van de procesregisseurs. Kortom, 'aan tafel' gaat het goed. De grootste uitdaging blijkt te zitten in proactieve communicatie tussen ketenpartners buiten de overleggen om. Ook de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het opgestelde plan van aanpak scoort relatief laag. De effectiviteit van een gezamenlijke aanpak staat of valt met snelle en accurate communicatie, ruggenspraak tussen de partners en een gezamenlijk gedragen gevoel van verantwoordelijkheid. Daarom is het belangrijk om als ketenpartners te onderzoeken wat er gedaan kan worden om de dynamiek en samenwerking tussen ketenpartners buiten de overleggen te verbeteren.
Ook op de stelling dat professionals voldoende mandaat hebben om besluiten te nemen en mee terug te nemen naar de eigen organisatie wordt kritisch gereageerd. Het ZVH ZHZ herkent dit als een knelpunt. De complexiteit en urgentie van casuïstiek vraagt soms om alternatieve oplossingen en het oprekken of overschrijden van de reguliere protocollen. Het mandaat tot besluitvorming hiertoe ligt niet altijd bij de afgevaardigden van de organisaties. Gebrek aan mandaat kan ertoe leiden dat de aanpak onvoldoende effectief is en daarmee de noodzakelijke doorbraak uitblijft. Dit punt hangt nauw samen met de wens van ketenpartners om het 'out of the box' handelen meer te stimuleren. Een 'out of the box' plan vraagt tijd om tot creatieve ideeën te komen als ook mandaat om deze ideeën uit te voeren. Bij het ontbreken van tijd en mandaat zien we dat we in het werkproces automatisch teruggevallen op de bekende richtlijnen en protocollen. Met de uitkomsten van deze evaluatie gaan we in 2022 in de netwerksamenwerking verder aan de slag.
In twee bestuurlijke (gemeentelijke) bijeenkomsten zijn de Landelijke agenda zorg en veiligheid – Perspectief 2025 en de Bestuurlijke netwerkkaart ZHZ besproken. Naar aanleiding hiervan hebben de gemeenten in de regio Zuid-Holland Zuid eind 2021 besloten tot een gezamenlijke regionale visie op Zorg en Veiligheid te willen komen. Bij deze ambitie zullen ook het ZVH ZHZ en haar kernpartners nadrukkelijk worden betrokken.
De casus overleggen binnen het Zorg- en Veiligheidshuis ZHZ zijn onderverdeeld in vier tafels:
Van januari 2021 tot en met december 2021 hebben er totaal 561 casus overleggen plaatsgevonden . Figuur 1 toont de hoeveelheid overleggen dat per tafel is gevoerd. De huiselijk geweld tafel is met 215 casus overleggen (39%) de drukste tafel binnen het ZVH ZHZ.
Figuur 1. Totaal aantal casus overleggen januari 2021 t/m december 2021
De gemiddelde tijd die wordt besteed aan een overleg varieert per tafel. Een overleg op de Huiselijk Geweld tafel duurt gemiddeld 30 minuten, een overleg op de Volwassen Complex tafel 28 minuten, het Risico Overleg Jeugd 24 minuten en het HIT overleg 6 minuten. Figuur 2 geeft de totale overlegtijd (aantal overleggen maal de gemiddelde tijd van een overleg) van januari 2021 tot en met december 2021 per tafel weer.
Figuur 2: Tijd besteed aan casus overleggen in minuten van januari 2021 t/m december 2021
Naast dat het grootste aantal overleggen plaats heeft gevonden op de Huiselijk Geweld tafel, duren deze overleggen gemiddeld ook langer dan bij de overige tafels. 45% van de totale tijd die is besteed aan het voeren van casus overleggen, vond dan ook plaats op de Huiselijk Geweld tafel. De HIT overleggen kosten relatief weinig tijd, waardoor deze tafel slechts 2% van de totale overlegtijd inneemt.